¿Cómo hacer Dailys Online? Paso a paso para este 2024
La implementación efectiva del daily scrum puede transformar la dinámica de trabajo de cualquier equipo, especialmente en el entorno actual, donde las oficinas virtuales están en auge. Pero, ¿cómo se pueden llevar a cabo estas reuniones de manera eficiente en un mundo digital? Te contamos
¿Qué es el Daily Scrum?
Es una reunión breve pero focalizada, destinada a equipos que trabajan en proyectos de desarrollo, marketing y estrategia. Su objetivo principal es actualizar el progreso del día anterior y planificar los pasos de la jornada que empieza, asegurando que todos los miembros del equipo o del departamento estén alineados con un mismo objetivo común.
Estructura para una reunión daily online productiva
La estructura ideal sería:
Preparación
- Horario fijo y corto: Establece un horario fijo (preferiblemente al inicio del día laboral) y limita la duración a 15-20 minutos para mantener la eficiencia.
Inicio de la reunión
- Puntualidad: Comienza y termina a tiempo para respetar el tiempo de todos.
- Breve introducción: Una rápida bienvenida y un recordatorio del objetivo de la reunión: sincronización rápida, no una discusión detallada.
Ronda de intervenciones
- Turno por persona: Cada miembro del equipo comparte brevemente
- Lo que hizo ayer para ayudar al equipo a alcanzar el objetivo del sprint o proyecto.
- Lo que hará hoy para seguir avanzando hacia el objetivo.
- Obstáculos o impedimentos que están encontrando y que podrían necesitar ayuda para superar.
- Escucha activa: Los demás miembros deben escuchar atentamente, pero las discusiones detalladas o soluciones a problemas se deben dejar para después de la reunión entre los interesados.
Conclusión
- Resumen y próximos pasos: El líder de la reunión o Scrum Master resume los puntos clave, incluidos los obstáculos a abordar.
- Seguimiento: Establece quién se encargará de los impedimentos identificados y cómo se hará el seguimiento.
Post-reunión
- Reuniones específicas para problemas: Si se identifican problemas que requieren discusión, organiza reuniones específicas con las personas relevantes.
- Documentación: Aunque los dailies son informales, puede ser útil llevar un registro breve de los puntos clave para seguimiento y transparencia.
Consejos para un Daily Meeting Online efectivo
A pesar de que cada empresa y departamento puede tener su propia estructura de reuniones daily, normalmente lo ideal es ajustarla a lo siguientes consejos:
1. Preparación Previa individual
La preparación previa es esencial para el éxito de cualquier reunión virtual, especialmente cuando se trata de dailys scrum. Esto no solo incluye la actualización del tablero de tareas por parte de cada miembro del equipo sino también la revisión de los objetivos a corto plazo y la identificación de cualquier obstáculo que pueda impedir el progreso. Para facilitar este proceso, es recomendable que cada participante dedique unos minutos antes de la reunión para reflexionar sobre sus contribuciones y las cuestiones que desea abordar, asegurando así que la reunión sea directa y enfocada.
2. Tiempo Limitado
Limitar la duración del daily scrum a 15 minutos requiere disciplina y enfoque. Para lograrlo, es útil establecer un cronómetro visible para todos los participantes, recordándoles la importancia de ser breves y concisos en sus actualizaciones. Otra técnica efectiva es la de limitar la discusión de problemas complejos a un breve reconocimiento, seguido de una reunión separada con los involucrados específicos para no detener el flujo del daily scrum.
3. Rotación de los hablantes
La rotación de los facilitadores no solo mantiene fresca la dinámica de la reunión sino que también promueve la inclusión y el compromiso de todos los miembros del equipo. Cada participante, al asumir el rol de facilitador, tiene la oportunidad de desarrollar habilidades de liderazgo y comprender mejor las dinámicas de equipo. Es importante proporcionar una guía o entrenamiento breve a aquellos menos experimentados en facilitación para asegurar que la calidad de la reunión se mantenga alta.
Herramientas para Dailys online: Maximizando la productividad
Elegir una plataforma adecuada va más allá de encontrar un espacio para videoconferencias; se trata de seleccionar una herramienta que complemente y mejore los procesos del equipo.
Belong, por ejemplo, no solo facilita la comunicación en tiempo real sino que también integra funcionalidades como fichaje virtual, salas online por departamentos, actividades para team building, entre otras.
Fomento de la Participación Activa en los dailys
La falta de participación puede hacer que las reuniones sean menos efectivas y disminuir el compromiso del equipo. Para contrarrestar esto:
- Preguntas Directas: Formula preguntas específicas a los miembros del equipo para fomentar su participación. Esto no solo mantiene a la gente involucrada sino que también asegura que todos tengan la oportunidad de compartir sus pensamientos y actualizaciones.
- Técnicas de Facilitación: Emplea técnicas de facilitación, como la lluvia de ideas o el trabajo en pequeños grupos, para incentivar la interacción. Las herramientas digitales que permiten la colaboración en tiempo real pueden ser particularmente útiles para este fin.
- Reconocimiento de Contribuciones: Haz un esfuerzo consciente para reconocer las contribuciones de todos. Esto puede aumentar la moral del equipo y alentar a una participación más activa.
Manejo de Zonas Horarias para Equipos Globales
Los equipos distribuidos globalmente enfrentan el desafío adicional de coordinar reuniones a través de múltiples zonas horarias. Para manejar esto:
- Horarios Rotativos: Si es viable, rota los horarios de las reuniones para distribuir equitativamente la conveniencia e inconveniencia entre los miembros del equipo. Esto demuestra consideración y fomenta una mayor disposición a participar activamente.
- Flexibilidad: Ofrece flexibilidad siempre que sea posible, permitiendo que los miembros del equipo elijan entre varias opciones de horario o incluso grabando las reuniones para aquellos que no puedan asistir en tiempo real.
- Herramientas de Planificación: Utiliza herramientas de planificación que muestren las zonas horarias de todos los miembros del equipo, facilitando la búsqueda de horarios que minimicen las molestias para todos.
Por lo tanto….
El éxito de tu daily scrum online depende de la preparación, la estructura, la participación activa de todos los miembros del equipo y, por supuesto, la elección de las herramientas adecuadas. Con estos elementos en su lugar, tu equipo no solo se mantendrá alineado sino que también disfrutará de una mayor cohesión y productividad en el entorno virtual.
